仕事や勉強で、教わったことをなかなか覚えられずに悩んでしまうことはありますか？
私は仕事の手順を一度言われただけでは覚えられずに何度も聞き返してしまったり、メモを取っていたはずなのに見返してみるとよく分からずに結局怒られてしまったり、という経験ばかりして、自分の要領の悪さに落ち込んで自己嫌悪になってしまうことがよくありました。
「もっとゆっくり話せよ」とか「説明が分かりにくいわ」とか思ってもそんなことも言えないですよね。
このように覚えることが苦手で、時間が掛かったり苦労してしまう方は、メモの取り方やノートのまとめ方に原因があるとも考えられます。
説明されたことを一語一句聞き逃さないで覚えるなんてことは難しいし、聞いたままにただ書き写していても仕事は覚えられないものです。
仕事を早く覚えられるようになる話の聞き方、メモの取り方というのはどんなことに気をつけると良いのでしょうか。
今回は、仕事が覚えられない人のメモの取り方などの原因や、できる人のノートのまとめ方について紹介していきます。
仕事が覚えられない人の特徴
豆腐メンタルのとふめんです。(@tohumen090031)
仕事がなかなか覚えられずに悩んでしまう方は少なくありません。
仕事を覚えることに苦手意識を持ってしまうと、覚えられない自分に焦りを感じてしまい、余計に時間が掛かってしまったり頭が回らなくなってしまったりするなど悪循環になります。
出来なかったことに対して自分を責め過ぎたり、他人より劣っているという考え方をしてしまうと焦りに繋がりやすくなります。
▼仕事が覚えられないと感じる状況の例
「同じタイミングで教わった人達の中で、自分だけ覚えられていない」
「説明を受けた時に一度で理解できない」
「メモを取ったのに、いざ教わった通りにやってみても仕事が出来ない」
「自分のメモを見返した時に書いた内容が理解できない」
「説明中の用語や単語が分からずに内容が入ってこない」
「頭の中で上手くイメージが出来ない」
仕事を覚えられない人は、「要領よく仕事が覚えられる人」と比べて何が違うのでしょうか。
それは例えば、仕事に関しての話や説明を聞いているときのメモの取り方やノートのまとめ方にも特徴の違いが表れます。
仕事ができる人のノートのまとめ方
要領が良く、仕事をすぐに覚えられる人というのは、聞いた内容を自分の覚えやすい形に変えてしまうのが得意です。
どうするのかというと、自分用の仕事ノートにまとめてしまう方法です。
仕事をなかなか覚えられない人は、そもそも仕事用のノートを持っていなかったり、活用できるノートの使い方ができていない可能性があります。
仕事が覚えられない人のノートの使い方
仕事が覚えられない人のノートやメモの取り方の特徴は、教わった時の言われたことをそのままノートに取って終わりのパターンです。
聞いた内容を聞いた説明通りに書いてもあまり理解できていないことが多いです。
理由は会話の内容を一字一句聞き取って書き写すことは不可能なので、どうしても言葉が抜け落ちてしまうことがあるということ、もう１つは書くことに集中しすぎて頭で内容を理解しようとしていないからです。
そして覚えられない大きな原因はノートやメモを見返さないからです。
その場で必死にメモをとると覚えた気にはなりますが、実際は頭に入っていない状態です。
いざ覚えたことを使うとき、聞いた内容が全然思い出せなかったり、メモを見ても書いてあることが理解できない。ということが起こります。
仕事が覚えられない人は、ノートやメモ帳をメモ帳として使っているだけで、覚えるために使い方が出来ていない可能性があります。
◆まとめるための仕事用ノートを持っていない
◆書くことに必死で内容を理解できていない
◆メモ帳の役割がメモで終わっている
仕事ができる人のノートの使い方
仕事を覚えることが早い人のノートの使い方の特徴は、「ノートにいくつもの役割を持たせる」という使い方をしています。
仕事をすぐに覚えられる人はメモ帳やノートを「メモ」として使用するのではなく、初めから復習するつもりでメモを取っていきます。
後から内容を復習しながらノートにまとめられるようにメモを取り、忘れたころに見ても内容が理解できる見やすいノート作りを意識しています。
自分用の参考書を作るような意識でメモやノートをとると、話の内容の中でどの部分が大事でどの部分は削って良いのか、頭の中で要約する力も鍛えられます。
２．見返しても理解できるようにノートを作る
３．見返して復習する
でもしかし、これ結構レベルの高いこと言っているように聞こえませんか？
「そんなこと言われなくても分かってるけど、やりたくても思うようにできねーよ」と思う方もいますよね。
では仕事を要領よく覚えるためには、具体的にどのようなメモの取り方やノートのまとめ方をしているのでしょうか。
できる人のメモの取り方
仕事を教わる時に説明されたことを一字一句書いていては時間が掛かってしまいますし、そもそもそんなに速く正確に書くことは出来ません。
そして、書くことに集中しすぎて大事なポイントを聞き逃してしまうという落とし穴もあります。
覚えるためのメモの取り方は、重要だと思う点や忘れそうな言葉だけをメモ取っていくことです。そして「メモ」の役割は、「後でノートにまとめるための一時的なメモ」です。
速く書くことも大事ですが、見返した字が自分でも読めないのは字で書くのは最悪です。話のネタにしかなりません。
例えば、仕事の作業手順の説明については、短く箇条書きでメモを取る。
手順のような順序が大切な場合は、後で見返した時に分かるようにあちこちに書かず、正確な順序で取っていく意識が必要です。
思い返したときにうろ覚えになりがちな数や名称はきれいに正確に書くこと。
見返したときに汚いと混乱してしまうことになります。
また、重要そうな内容を単語のみでメモを取るのも良くないです。
単語だけでは後で見た時に何のことだか分からなくなるので、出来るだけ具体的な文章の形を意識してメモを取った方が良いです。
要点をつかむために「話の構造」を知る
話のテンポは書くスピードよりも速いので、話の内容を素早く理解して、書く内容を頭の中でまとめなければなりません。
そのためには、話の構造について理解しておく必要があります。
どういうことかというと、話の中で｢ここからが大切なポイントだ｣と分かれば、メモを取るべき部分が分かるということになります。
人の話にはテーマがあります。そのテーマの根拠や理由がいくつかのポイントに分けて説明されます。
基本的な話の構造としては｢テーマ ⇒ 説明｣です。
「私はこのテーマについて話します。これはこういうことです。・・・」という順番に説明されることが多いと思います。
人によって、話の構造に具体例をつけ加えたり、関連した話を添えたりとアレンジが加えられます。
高度な会話術を持っている人だと、具体例を取り入れた説明を振って最後に伝えたいテーマをぶつけてインパクトを与えるといった伏線回収的な話し方もありますが、仕事の説明でそんな話し方をしてくる人はいないと思います。
ここから要点を聞き取るポイントを紹介します。
テーマは｢○○について…｣という形で序盤に伝えられます。
続いて｢それは…○○だから｣｢なぜなら…｣｢つまりは…｣というような繋げ方で詳細が説明されます。
接続詞の後は、大事なことを言う可能性が高いです。
この｢テーマ ⇒ 説明｣の構造を説明中に意識することが出来れば、メモを取るべき場所を抑えられるようになっていきます。
▼後で困らないためのメモの取り方
要点を絞ってメモを取る
説明を受けている時、メモを取ることに集中しすぎてはいけない
読める字でメモを取る
手順説明は、正確な順序でメモを取っていく
数字や名詞などはきれいに正確にメモを取る
単語ではなく文章でメモを残す
話の構造を意識して聞く
仕事が覚えられるノートのまとめ方
仕事を要領よく覚えられる人は、ノートにいくつもの役割を持たせて有効活用しています。
ノートにまとめる作業自体が復習にもなります。
時間が経った後でも見返せるノートの書き方をしていれば、自分用の参考書として使えます。
つまり、自分で見返して役に立つノートを作ることが仕事を早く覚えることに繋がっていきます。
そのためにはメモの取り方から意識することが大事です。
１．アウトプットを意識したノート作り
メモでは一旦内容を正確に書き取って、ノートにまとめる際には自分の頭で整理して、自分の文章でまとめた方が頭に残りやすくなります。
もし説明された内容で分かりにくいと思った点があれば、自分の言葉に直してしまった方が理解度も高まります。
ノートにまとめる作業は知識を取り込む「インプット作業」ではありますが、他人が見ても理解できるレベルのノート作りは伝えることを意識したアウトプットの訓練にもなります。
人にどう伝えるかを意識すると説明力が高まり、自分にとってもより理解力を深めることができます。
２．間隔を広く見やすいノート
ノートの作り方には個性が表れます。
行間隔を詰めたり、小さな字で器用にまとめたノートは無駄がない使い方でこれはこれできれいな使い方です。
しかし、後から見返しやすいノートを意識するならば、スペースを広く使って贅沢に思うくらいな使い方をするノート作りの方が分かりやすいです。
内容も大まかな段落ごとに分け、「ノートのこのページではこのタイトルと項目をセットで説明します。」という作りにするとまとまりが出てきます。
いかがでしたでしょうか。
仕事を覚えることが早い人や要領の良い人は、単に頭が良い訳ではなく、効率よく身に付けるための工夫がされています。
話の聞き取り方、メモの取り方、ノートのまとめ方それぞれで、紹介した覚えるためのポイントを実践してみると結果が変わってくると思います。
▼仕事が覚えられるようになるノートのまとめ方
自分の言葉に直してまとめる
他人に伝えること（アウトプット）を意識したノート作り
ノートは贅沢に使う
段落ごとに分けて内容を整理する
興味が沸いた方は是非、試してみて下さい。
参考
東大家庭教師の結果が出るノート術
著 吉永賢一
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ありがとうございました