豆腐メンタルのとふめんです。
仕事や勉強がなかなか覚えられずに悩むことはありますか？
一度言われただけでは覚えられずに何度も聞き返してしまったり、メモを取っているはずなのに覚えられずに怒られてしまったりなど、自分の要領の悪さに自己嫌悪になってしまう方もいると思います。
このように覚えることが苦手で時間が掛かってしまう人は、メモの取り方やノートへまとめる段階で問題があるのかもしれません。
今回は、仕事が覚えられる人のノートのまとめ方と、仕事が覚えられない人の原因を紹介していきます。
仕事が覚えられない人の特徴
仕事が覚えられずに悩む人は少なくありません。
覚えることに苦手意識を持つと、仕事を覚えることに時間が掛かり遅れをとることに焦りを感じる、覚えることが苦痛になるなど悪循環になります。
▼仕事が覚えられないと感じる状況の例
「同じタイミングで教わった人の中で、自分だけ覚えられない」
「説明を受けた時に一度で理解できない」
「メモを取っているのに、教わった通りに仕事が出来ない」
「自分のメモを見返した時に理解できない」
「説明された中の用語や単語が分からない」
「頭の中で内容を上手くイメージが出来ない」
「覚えることが苦手な人」は、「要領よく仕事が覚えられる人」と比べてどのような違いがあるのでしょうか。
それは、メモの取り方やノートのまとめ方から特徴がありました。
要領よく仕事が覚えられる人のノートのまとめ方
仕事を覚えられる人と覚えられない人にはノートの使い方が違ってきます。
▼仕事が覚えられない人のノートの使い方
仕事を覚えられない人の特徴は、教わった時に言われたことをノートにメモを取って終わりです。後日ノートを見返すこともあまりなく、見てもまとまりがなく書いてあることが理解できない。
要するにメモ帳としてだけで役割が終わってしまっています。
▼仕事が出来る人のノートの使い方
仕事を覚えることが早く要領の良い人は、「ノートにいくつもの役割を持たせる」という使い方をしています。
仕事をすぐに覚えられる人はノートをメモ帳として使用するのではなく、初めから復習用として見返すことの出来る参考書を作る意識でノートをまとめていきます。
それでは具体的に、仕事を要領よく身に付けていくためにどのようなメモの取り方やノートのまとめ方をしているのでしょうか。
メモの取り方
仕事を教わる時に説明されたことを一字一句書いていては時間が掛かってしまいますし、そもそもそんなに速く書くことは出来ません。
そして、書くことに集中しすぎて大事なポイントを聞き逃してしまうことにも注意が必要です。
話の要点を絞り、重要だと思う点や忘れそうな点だけをメモ取っていく必要があります。
そして「メモ」の役割は、「後でノートにまとめるための一時的なメモ」です。
速く書くことも大事ですが、自分でも読めない字で書いては意味がありません。
例えば、仕事の作業手順の説明については、短く箇条書きでメモを取る。
手順のような順序が大切な場合は、後で見返した時に分かるようにメモも正確な順序で取っていく意識が必要です。
思い返したときにうろ覚えになりそうな数や名称は正確に書いておかないと見返したときにかえって混乱してしまうことになります。
また、重要な内容を単語のみでメモを取ると、後で何のことだか分からなくなるので出来るだけ具体的な文章の形でメモを取った方が良いですね。
▼要点を聞き逃さない話の聞き方
話のテンポは書くスピードよりも速いので、話の内容を素早く理解して書く内容を頭のなかでまとめなければなりません。
そのためには、話の構造について理解しておく必要があります。
つまりは話の中で｢ここからが大切なポイントだ｣と分かれば、メモを取るべき部分が分かるということになります。
人の話にはテーマがあります。そのテーマの根拠や理由といった部分をいくつかのポイントに分けて説明されます。
基本的な話の構造としては｢テーマ→説明｣です。
人によって、この基本的な話の構造に具体例をつけたり、関連した話を添えたりとアレンジが加えられます。
高度なトーク技術を持っている人だと、具体例を取り入れた説明を振って、最後に伝えたいテーマをぶつけてインパクトを与えるといった話し方もあります。
要点を聞き取るポイントとしては、テーマは｢○○について…｣という形で序盤に伝えられます。
続いて｢それは…○○だから｣｢なぜなら…｣｢つまりは…｣というような繋げ方で詳細が説明されます。
この｢テーマ→説明｣の構造をひとつひとつ意識することが出来ればメモを取るべき場所を抑えられるようになっていきます。
▼後で困らないメモの取り方
要点を絞ってメモを取る
説明を受けている時はメモを取ることをメインにしない
読める字でメモを取る
正確な順序でメモを取っていく
忘れやすい数字などは正確にメモを取る
単語ではなく文章でメモを残す
話の構造を意識して聞く
仕事が覚えられるノートのまとめ方
仕事を要領よく覚えられる人はノートをいくつもの方法で有効活用しています。
ノートにまとめる作業自体が復習にもなります。そして時間が経った後でも見返して思い出せるノートの書き方をしなければ、まとめた意味が薄れてしまいます。
つまり、自分で見返して役に立つノートを作ることが仕事を早く覚えることに繋がっていきます。
▼アウトプットのノート作り
メモでは一旦内容を正確に書き取って、ノートにまとめる際には自分の頭で整理して、自分の文章でまとめた方が頭に残りやすくなります。
もし説明された内容で分かりにくいと思った点があれば、自分の言葉に直してしまった方が理解度も高まります。
ノートをまとめる作業は知識を取り込む「インプット作業」ではありますが、他人が見ても分かりやすいノート作り(アウトプット)を意識することで、自分にとってもより理解力を高めることができます。
▼広々と間隔を開けた見やすいノート
ノートの作り方は個性が表れます。
行間隔を詰めたり、小さな字で器用にまとめたノートは無駄がない使い方でこれはこれできれいな使い方です。
しかし、後から見やすいノートを意識するならば、スペースを広く使って贅沢な使い方をするノート作りの方が分かりやすいです。
内容も大まかな段落ごとに分け、「ノートのこのページではこのタイトルと項目をセットで説明します。」という作りにするとまとまりが出てきます。
▼仕事が覚えられるようになるノートのまとめ方
自分の言葉に直してまとめる
アウトプットを意識したノート作り
ノートは贅沢に使う
段落ごとに分けて内容を整理する
いかがでしたでしょうか。
仕事を覚えることが早い人や要領の良い人は、単に頭が良い訳ではなく、効率よく身に付けるための工夫がされています。
話の聞き取り方、メモの取り方、ノートのまとめ方それぞれで、紹介した覚えるためのポイントを実践してみると結果が変わってくると思います。
是非試してみて下さい。
参考にさせてきただきました
東大家庭教師の結果が出るノート術
著 吉永賢一
仕事関連記事はこちら
ありがとうございました